CONCEPTOS GENERALES

Administración de Archivos

La administración de archivos es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.

Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud

El Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD) es liderado por la Secretaría General, que es el Órgano de Administración de Archivos del Seguro Social de Salud, rol que ejecuta a través de la Oficina de Servicios de la Información. Asimismo, cada Órgano Desconcentrado tiene un Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados que recae en la unidad orgánica responsable en la administración de archivos. El Sistema se encuentra conformado de la siguiente manera:

Nivel Central

Archivo Central
Archivos Periféricos
Archivos de Gestión

Nivel Desconcentrado

Archivo Desconcentrado
Archivos Periféricos
Archivos de Gestión

Órganos Consultivos

Comité de Evaluación de Documentos del Nivel Central
Comités de Evaluación de Documentos del Nivel Desconcentrado

¿Qué es el documento de archivo?

El documento de archivo es la información registrada en cualquier forma (textual, gráfica, electrónica o sonora en lenguaje natural o codificado) o soporte (papel o magnético), de cualquier fecha, emitido o recibido, como producto de las funciones o actividades de una entidad.

Estos documentos poseen valores administrativos, legales, fiscales, científicos, históricos, los mismos que determinarán su valor permanente o temporal en los archivos del Seguro Social de Salud. El carácter original de los documentos es de vital importancia para considerarlo como tal.

¿Cuáles no son documentos de archivo?

No son documentos de archivos aquellos documentos de apoyo a la gestión, los mismos que no deben ser transferidos al archivo sino que deben ser depurados por las oficinas al finalizar su utilización.

¿Qué son los archivos?

Los archivos son los espacios o áreas donde se realiza la custodia, conservación y acceso de los documentos de archivo que pueden ser emitidos y/o recibidos por el Seguro Social de Salud.

Tipos de Archivos

La realidad archivística del Seguro Social de Salud presenta los siguientes tipos de archivos:

a) Archivo de gestión

El archivo de gestión es el responsable de la organización, conservación y uso de los documentos emitidos y/o recibidos, bajo responsabilidad de la unidad orgánica. Por lo general, estos archivos están a cargo de la secretaria de la oficina o una persona encargada para tales funciones. Los documentos que se encuentran bajo la custodia de estos archivos están en continuo trámite y son de uso frecuente.

b) Archivo periférico

El archivo periférico es el responsable de la organización y conservación de los documentos que transfiere el archivo de gestión, cuando la complejidad de funciones, especialización y ubicación física lo requiera. Por lo general, estos archivos están a cargo de un técnico en archivo. Los documentos que se encuentran bajo la custodia de estos archivos están todavía siendo utilizados para trámites que pueden ser o no de uso frecuente.

c) Archivo Central

El Archivo Central es el área encargada de custodiar y conservar los documentos transferidos por los archivos de gestión y archivos periféricos del nivel central del Seguro Social de Salud. Por lo general, estos archivos están a cargo de un especialista en archivo. Los documentos que se encuentran bajo la custodia de este archivo son de uso de consulta o investigación.

d) Archivo Desconcentrado

El Archivo Desconcentrado es el área encargada de custodiar y conservar los documentos transferidos por los archivos de gestión y archivos periféricos del nivel desconcentrado del Seguro Social de Salud. Por lo general, estos archivos están a cargo de un especialista en archivo. Los documentos que se encuentran bajo la custodia de este archivo son de uso de consulta o investigación.